Pracodawca zobowiązany jest do wypłaty ekwiwalentu z tytułu zaległego urlopu w przypadku, kiedy rozwiązywany jest z danym pracownikiem stosunek pracy. Warto zapoznać się ze sposobem kalkulowania tego świadczenia bowiem na podobnej podstawie wylicza się na przykład odszkodowania i odprawy, przyznanie których regulowane jest przepisami Kodeksu pracy.
Kiedy należy się ekwiwalent za urlop?
Ekwiwalent to równoważnik pieniężny, który należy się jedynie wtedy, kiedy pracownik nie jest w stanie wywiązać się z obowiązku wykorzystania urlopu w naturze z powodu wygaśnięcia czy rozwiązania umowy o pracę. Definicja ta wynika z art. 171 par. 1 Kodeksu pracy. Należy pamiętać, że pracodawca nie ma obowiązku uregulowania zaległości urlopowych jeśli po bezpośrednio wygaśnięciu jednej umowy podpisuje z tym samym pracownikiem kolejną.
Na jakiej podstawie obliczany jest ekwiwalent urlopowy?
Prawidłowe obliczenie podstawy ekwiwalentu za urlop ma dla odchodzącego pracownika duże znaczenie, zwłaszcza jeśli jego wynagrodzenie było zależne w dużej mierze od premii czy prowizji. Do podstawy ekwiwalentu należy bowiem włączyć wszystkie tego typu składniki wynagrodzenia za miesiąc w którym zaczęło danego pracownika obejmować prawo do nabycia ekwiwalentu. Podstawa musi również zawierać w sobie średnie stawki za pracę w godzinach nadliczbowych czy w nocy. Wartości te powinny być wielkościami uśrednionymi, liczonymi na podstawie trzech ostatnich miesięcy. W przypadku składników wynagrodzenia wypłacanych rzadziej niż raz na miesiąc, na przykład premii rocznych czy kwartalnych, przy włączaniu ich do ekwiwalentu za urlop należy brać pod uwagę średnią z dwunastu miesięcy.
Aby obliczyć jakie wynagrodzenie przysługuje za jeden dzień urlopu należy znać tzw. „współczynnik urlopowy”, który oblicza się odejmując ilość dni wolnych od pracy od ogólnej liczby dni w danym roku. Otrzymaną wielkość należy następnie podzielić przez 12. Współczynnik urlopowy jest wyliczany dla każdego kolejnego roku kalendarzowego – w 2013 wynosił 20,92. Jeśli pracownik był zatrudniony jedynie na część etatu, współczynnik urlopowy jest proporcjonalnie niższy (1/2 etatu – 10, 46 itd.).
Znając podstawę ekwiwalentu oraz współczynnik urlopowy możemy obliczyć ekwiwalent za jeden dzień urlopu: podstawę należy podzielić przez wysokość współczynnika.
Sposób obliczania ekwiwalentu za urlop ma zastosowanie również przy kalkulowaniu wysokości odszkodowań dla pracowników, którym przysługuje na przykład odprawa z tytułu zwolnień grupowych czy też odprawa związana z przejściem na emeryturę. W ten sam sposób należności zostaną naliczone osobom niesłusznie zwolnionym w wyniku złamania przepisów o wypowiedzeniu umowy, a także tym, które zostały do pracy przywrócone i decyzją sądu należy im się wynagrodzenie za okres, w którym dany pracownik pozostawał bez zatrudnienia.