Postępowanie przed organami administracji publicznej rządzi się swoimi prawami. Do legendy przeszły już trudności, z jakimi petenci muszą zmagać się przy załatwianiu spraw przed organami administracyjnymi. Wielokrotnie okazuje się jednak, że problemy te związane są nie tyle z działalnością tychże organów, a niewiedzą obywateli. Jednym z najważniejszych punktów całego postępowania administracyjnego jest zadbanie o odpowiednie sporządzenie i doręczenie wszystkich ważnych dla sprawy dokumentów.
Pisma urzędowe – jakie wymogi prawne
Pisma mogą być dostarczane na kilka sposobów – podstawowym jest doręczenie ich do rąk własnych, ale w grę wchodzi także przekazywanie ich przedstawicielom ustawowym lub pełnomocnikom. To na barkach strony postępowania leży wytypowanie pełnomocnika odpowiedzialnego za odbieranie pism urzędowych. Jeśli osoby nie zastano w miejscu zamieszkania, to pismo jest doręczane za pokwitowaniem dorosłemu domownikowi lub sąsiadowi, jeżeli taka osoba wyraziła możliwość przekazania dokumentu adresatowi. Jeżeli osoba doręczająca nie zastała nikogo, kto mógłby odebrać pismo, to zostawiane jest stosowne zawiadomienie. Prawo pocztowe zakłada, że pisma przechowywane są przez 14 dni w placówce pocztowej.
Fikcja doręczenia
Kodeks Postępowania Administracyjnego zawiera też pojęcie takie jak „fikcja doręczenia”. Dotyczy ona sytuacji, w których mimo nie doręczenia dokumentu uznaje się, że adres je odebrał. Istnieje kilka przypadków, w którym fikcja doręczenia znajduje zastosowanie, np. gdy po 14 dniach i dwóch zawiadomieniach pismo nadal nie zostało odebrane z poczty, gdy adres podany przez daną osobę nie istnieje lub gdy adresat odmawia przyjęcia pisma.
Pisma administracyjne mogą być także dostarczane drogą elektroniczną, ale jedynie w sytuacji, gdy uczestnik postępowania wystąpił do organu administracyjnego o korzystanie z takiej formy komunikacji.
Doręczenie pisma jest bardzo istotnym punktem postępowania administracyjnego i związane są z tym pewne skutki prawne. Wszystkie informacje na temat doręczania pism administracyjnych znajdziemy w Kodeksie Postępowania Administracyjnego.